食わせるデータの蓄積

AIの利用が進む未来の、業務や働き方の変化が語られることが多くなりました。現在広く利用されているAIは、世間一般にあふれている情報を「食わせて」開発されたものですが、これからは企業内のデータを独自AIに「食わせて」社内で利用するようになっていくでしょう。

そこで、自分をAIに置き換え「食う」立場を想像してみました

決まったフォーマットで継続的に蓄積されたデータ

　（kintoneなどのシステムを利用している場合など）

⇒調理されたカレーが食卓に配膳される状態で食べる事が出来ます。　「食べやすいか？」は、システム内に蓄積されたデータの整理の仕方、　「おいしいか？」は、蓄積された材料の質で決まるような気がします。

紙書類や書式のバラバラなエクセルが大量に保管されている

⇒生肉、土のついた野菜、香辛料が食卓に置かれている状態・・・

既に「CRMにおいて成約確率の予想をAIで行う」などの事がAIを用いて行われていますが、「結果」と「結果につながる要素」が含まれるデータ（特微量）が蓄積されていることが、結果を予測するために必要です。そうでなければ、占いになってしまいます。

「結果」と「それにつながる要素データ」の蓄積に漏れがある（設定されてない、入力漏れ、選択肢の粒度、選択肢「その他」ばかりが入力されている、ステータスが変わった日付の取得が無い、など）の場合は、独自AIの導入は難しく、データ整理だけで済めばいいのですが、必要なデータがそもそも欠けている場合は、業務システムを手直してったうえで、そこからデータの蓄積が始まることになります。

これまで、業務システムを利用する主な目的は、効率化、情報共有・見える化、集計、プロセス管理、ヌケモレ防止などでしたが、これからはAIに食わせる事も考慮したシステムという観点が必要と考えられます。

今現在、集計やグラフ化を意識して作られているシステムは流用できるかもしれませんが、そうでない場合はシステムを変更した後からのデータ蓄積にかなりの時間を要することが推測されます。

AIの進化・発展はとても急速なので、自社専用AIの導入を検討し始めた時点で「社内のデータがどのような形で蓄積されているか？」が、その後の将来に大きな差を生みそうな気がします。

kintone開発で「あると便利なお助けアプリ」

業務用アプリとは別に、kintone開発を行う上であると便利な「お助けアプリ」について、今回２つほどご紹介します。

マニュアルアプリ

業務用アプリの操作説明をマニュアルアプリにまとめておくと、人事異動で担当が変わる場合や、社員の入社時に便利です。

アプリ構成の１例として、必要なフィールドは

　・アプリ名（文字列１行）

　・アプリの利用目的（文字列１行）

　・操作手順（テーブル）

　そして、テーブルに配置するフィールドは

　・手順の番号（数値）

　・手順ごとの説明文（リッチエディタ OR 文字列複数行）

　・画面や操作の説明画像（添付ファイル）

各アプリの「アプリの説明」のところに、対象マニュアルへのリンクを貼っておくと便利です。

ご要望対応アプリ

kintoneアプリの改善要望について、チャットなどでやり取りしてると、（使い方に問題があるかもしれませんが）いろんなアプリに関する要望が混在して時系列に追っていくのが難しくなってしまう事があります。

そんな時は「ご要望対応アプリ」で管理してはいかがでしょうか？

アプリ構成の１例として、必要なフィールドは

　・申請者（ユーザー選択）

　・申請日（日付）

　・アプリ名（文字列１行）

　・ご要望内容（リッチエディタ OR 文字列複数行）

　・進捗（ドロップダウン）

　・対応履歴（テーブル）

必要に応じて、プロセス管理を設定したり、画面右側のコメント欄を利用することが出来るので、それそれの職場に合わせて工夫してみてください。

まとめ

その他にも「アプリ管理」「変更履歴」「開発状況管理」などがあると思います。kintoneアプリストアも参考になりますね。

kintoneを利用していくうえで、それぞれの職場に合わせた「お助けアプリ」を作ることができるというのも、kintoneの良い所のひとつだと思います。

「その他」の功罪

最初は良かった

kintoneで「問合せ管理」の様なアプリを作成し、問合せ内容別の件数を集計みたいな事って、いろんな会社さんで利用されているのではないでしょうか？「問合せ内容」フィールドをドロップダウンの選択項目にしておけば、グラフや表において、ドロップダウンの選択肢に応じた問い合わせ件数が集計されます。

アプリを作成してからしばらくすると、受付担当者の皆様が入力してくれたデータが蓄積されていき、集計結果を見る事が出来るようになり、分析を行う際の指標としても利用できるようになります。

何気ない修正依頼が悲劇の始まり

しばらくの間うまく運用出来ていてたアプリなのですが、何気ない修正依頼をきっかけに、大きなワナを仕込んでしまうことがあります。

「すみません、問い合わせ内容の入力で選択肢に合わないケースがあるので、その他項目を追加してもらえませんか？」

この様な問い合わせがきて「はいはい、解りました！」と深く考えずに「その他」を加えてしまうと、これがもう悲劇の始まりです。

選択肢が増え過ぎると入力しにくいし集計結果も見にくくなる、かといって当てはまらないケースがあったのでは入力が完結できない。確かに「その他」の追加は、手っ取り早い解決方法となる気がします。

データが溜まった頃にワナにハマったと気づく

忘れたころに、問題に気づいて「えっ！ウソ？」

何が起こったかというと、問合せ内容別件数の結果上位に「その他」がランキングされているではありませんか？

内容をよく見ると、既存の選択肢に分類できるはずのレコードまでが「その他」で入力されている。電話問合せを受けてkintoneに入力する担当者が、問い合わせ内容の分類を考えるのが面倒なため、安易に「その他」を選んでしまっているようで、まさかの結果に・・・。

忙しいんですよね？人が悪いんじゃないよね。

原因は安易なアプリの変更ですよね。

その他詳細フィールドが必要

「その他を追加してください」という依頼を受けた際に、「その他詳細」を入力する文字列フィールドをセットで追加し、「その他」が選択された場合に「その他詳細」を必須とするカスタマイズが必要でした。

こうすることで「その他詳細」を入力する手間が増えるので、安易に「その他」を選択する事を防ぐことができたはず。

溜まった過去データが困りもの

今後の対策は良いのですが、「その他」を追加してから今までに溜まったデータが困りものです。

「その他」のデータを抽出して、担当者に「その他詳細」を入力してくださいとお願いしても「そんな時間が無い」「今更どうだったかなんて、思い出せない」という答えが返ってくる。「その他」を追加した時は「早速の対応ありがとう！」って喜んでくれたのに・・・。

忙しいときに簡単に対応できそうな依頼が来たときは特に、反応的に（安易に）対応しがちなので要注意ですね。

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