資産と負債

情報化社会と言われて久しいですが、普段身の回りにあふれ過ぎていて、株や不動産などの資産形成と比べて、すっかり見過ごされがちなデータ資産・・・。将来の独自戦略や独自ノウハウを生み出すきっかけが隠れているかもしれません。

批判を恐れず、思い切って・・・

　負債：その場限りの紙メモやファイルに綴じられた書類

　資産：検索や集計で再利用可能な電子データ

と極端にまとめて、整理して考えてみようと思います。

＜考察１＞

その場限りの紙メモは、将来大事かもしれない情報をごみとして捨ててしまうリスクはもちろん、手軽さに慣れているがゆえに電子化に向かいにくい（拒否、抵抗）という人的問題にも直結しがちです。証拠を残したくないという理由も考えられます。

＜考察２＞

ファイルに綴じられた書類は、見たい情報を即見れないことが問題です。紙代、ファイル代、インデックス代、テプラ代、保管庫代、将来の処分代、もちろん人件費もかかります。

忙しい職場や人の入れ替わりの激しい職場では、ファイル保管のルールが守られないリスクもあります。電子データとして２次利用（添付、集計）に利用できない事も問題です。

＜考察３＞

再利用可能な電子データは、時間の経過とともにデータが蓄積されていくので、コピペで利用するだけでなく、将来的に集計や分析に利用できます。人の入れ替わりの激しい職場では、引継ぎ資料として利用できる場合もあるかもしれません。

問題は、資産として掲げている「検索や集計で再利用可能な電子データ」が優良資産か？不良資産か？という事になります。これすなわち２次利用に適しているか？という事です。

２次利用に適したデータかどうか？はデータの粒度についての考慮が必要です。

ありがちな例としては、株式会社、㈱、（株）の混在など・・・

kintoneでは、必要に応じて選択肢から選ぶタイプの入力方法（ドロップダウンやチェックボックス、複数選択など）が利用できます。

また、ルックアップなどでマスターアプリから関連するデータをコピーして利用することで、データ粒度の問題に対応できます。

さらには、誰が、いつ、どこを編集したか？についての変更履歴を残せる事や、閲覧制限、編集制限の機能など、データ管理（資産管理）の面でもお役に立ちます。

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