エクセルのイライラ

① エクセルファイルが突然おかしくなってしまった。

② 計算式のあるセルに誰かが数字を上書きしてしまった。

③ 共有フォルダのエクセルでAさんが開いたまま外出してＢさんが利用できない。

④ 誰も開いてないのにずっと開けない状態になってしまった。

⑤ いつの間にかデータが増えすぎてしまい重くて使えない。

エクセルのイライラに関するあるあるですね。

kintoneを利用した場合は、

①' 経験上、エクセルが壊れた時のような問題をkintoneで経験したことがありません。

②' 計算フィールドに対して書き込むことができません。

③' 同一レコードの編集以外は、同じアプリを複数メンバーで同時利用できます。

④' ファイルを保存しているわけではないので、この様な不都合は発生しません。

⑤' 基本的にはデータが増えてもすぐに開きます。（大量のデータを参照する場合を除く）

の様に問題が解消されてしまいます。

もちろんエクセルにはエクセルの良いところがあって、適材適所の使い分けがあります。

エクセルマクロで「CSVデータをkintoneに自動で登録する」ような使い方も便利です。

引き継ぎと業務改善

働き方が多様化する中で社員の転職が多くなっています。社員の異動、退職、休業（病気、介護、産休、育休など）が発生すると、業務の引継ぎが必要となりますが、中小企業の場合は１人の業務範囲が広かったり、属人化していたりと、後継者に大きな負担がかかるケースが多いように思います。

結果として、中途半端な引継ぎで、後継者が自分のやりやすい方法で仕事を進めるケースが出てくるのですが、「変えてはならない事」や「飛ばしてはならない手順」が分らないまま失敗する原因になったりします。

一方で、引継ぎのタイミングは業務整理にとって都合の良いタイミングでもあります。以前からの業務の流れに慣れているスタッフさんは、新しいシステムや業務の流れを変える事に抵抗を示すことが多いからです。

もしも、引継ぎまでに時間の余裕がある場合は、引継ぎを兼ねたヒアリングを基に、業務整理とシステム化の検討をお勧めします。エビデンスが廃棄処分される前に、属人的なデータや、特に気を付けるべき手順、ノウハウなどを把握しておくことが重要です。

「あなたのこれまでのやり方を否定するものではない」

「せっかくなので、あなたの努力の結果やノウハウをkintoneアプリに形として残したい」

スタッフが変わるタイミングで発生する「引継ぎ」という通常業務以外の負荷増大を「ただの引継ぎ」だけで終わらせるのはもったいないと思います。

Accessからkintone

これまでAccessを利用してこられた会社さんの中で「業務の流れが変わって対応しきれなくなってきた」とか「Accessを管理していた社員の退社でうまく対応できない」といった話をきっかけに、社内業務にAccessを使われている中小企業さんの支援をさせていただくケースがあります。

ビジネスを取り巻く環境や社内の状況は日々変化を続けますので、特定の誰かしか変更できない（わからない）システムから、わかりやすいシステムへの見直しが多くの企業で行われている流れの中のひとつなのだと思います。

kintoneの良いところ(メリット)としては

・システムの変更、追加に対応しやすい

・社外でも利用できる

・どのパソコンでも使える

・プロセス管理機能が使える

・コミュニケーション機能が使える

等々がありますので、kintoneへの乗り換えが検討されているのでしょう。

Accessとkintoneとで最も異なる点は『RDBではない』ということです。この点を心配される方は結構多いですし、アプリ作成やアプリ間連携を行う際に注意しなければいけない内容です。

実は、私個人として「kintoneへの移行を期に、業務整理を行って改善と効率化を実現する」というのが一番大きなメリットだと考えています。

Accessをそのままkintoneに置き換える前提で違いに注目するよりも、業務とデータの流れを最適に整理して、これから将来に向けたkintoneを考えることの方が有意義だと考える今日この頃です。

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